Kategorie: Projektmanagement

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Kooperation Projektmanagement

Retrospektiven für alle

In agilen Teams ermöglicht uns die regelmässige Retrospektive das gemeinsame Innehalten, Zurückblicken, Lernen, und Besserwerden.

Aber auch nicht-agile Teams profitieren enorm davon, sich die Zeit zu nehmen, um auf der Metaebene über Zusammenarbeit, Kommunikation, und Arbeitsweisen zu sprechen.

Warum dem so ist und wie das geht, erläutere ich in diesem Artikel.

Worum es bei Retrospektiven geht

Retrospektiven sind kein „Team-Feedback-Meeting“, sondern ihr Zweck ist kontinuierliches Lernen. Sie stellen einen geschützter Raum dar, in dem Teams ihr eigenes Arbeiten reflektieren können und daraus konkrete Verbesserungen ableiten.

Im Scrum ist die Retrospektive fest verankert, doch das Prinzip dahinter ist eigentlich universell:

📌 Anhalten – 📌 Hinschauen – 📌 Lernen – 📌 Anpassen

Oder, in drei einfachen Fragen ausgedrückt:

  1. Was lief gut?
  2. Was lief nicht gut?
  3. Was machen wir beim nächsten Mal anders?

Das klingt möglicherweise banal, ist aber enorm wirksam, wenn denn die Haltung stimmt. Und diese schauen wir uns nun genauer an.

Der wahre Wert der Retrospektive liegt im Dialog

Eine gute Retrospektive ist weder ein Sammeln von Fehlern und Pannen, noch ein allgemeines Klagelied. Sie lebt davon, dass Menschen ehrlich und respektvoll miteinander sprechen und gemeinsam reflektieren können.

Das schafft Vertrauen, stärkt die psychologische Sicherheit und lässt Muster sichtbar werden, die im Alltag vielleicht untergehen.

Oft ist das Ergebnis nicht einmal ein neues („yet another“) Tool oder eine Verhaltensregel, sondern ein gemeinsames Verständnis, z.B. ein „Aha, deshalb reiben wir uns!“ Und das ist wertvoll für den Einzelnen, wie für das Team.

Die Retrospektive als Kulturwerkzeug

Der Kern des agilen Arbeiten ist: Nicht noch schneller im Hamsterrad zu rennen, sondern bewusster zu lernen.

Wenn Teams regelmässig retrospektiv arbeiten, entwickeln sie automatisch mehr Eigenverantwortung und eine bessere Anpassungsfähigkeit. Anstatt auf Anweisungen „von oben“ zu warten, suchen sie selbst aktiv nach Lösungen. Das vermag mittel- bis langfristig sogar eine gesamte Unternehmenskultur nachhaltig zu verändern.

Und das Schöne ist, dieses Konzept ist nicht exklusiv für Scrum-Teams!

So geht’s – eine einfache Retrospektive in 30 Minuten

(Ohne Scrum Master, ohne agiles Rahmenwerk)

  1. Nehmt euch Zeit, z.B. 30 Minuten pro Monat
  2. Setzt einen klaren Rahmen, z.B. „Wir wollen gemeinsam schauen, was in unserer Zusammenarbeit gut läuft und was wir vielleicht noch verbessern möchten.“
  3. Startet mit einer kurzen Fragerunde: „Wie geht’s euch in unserem Team, wir fühlt ihr euch gerade mit unserer Zusammenarbeit?“
  4. Blickt gemeinsam zurück und fasst einen Plan:
    • Was lief gut?
    • Was lief nicht so gut?
    • Was möchten wir ausprobieren oder ändern?
  5. Haltet euren Plan schriftlich fest! Erstellt eine kurze, aber konkrete Vereinbarung für die nächste Zeit, z. B. „Wir beginnen Meetings in der kommenden Woche pünktlich und enden auch pünktlich.“
  6. Schliesst eure Retrospektive formell ab durch eine gegenseitige Wertschätzung („Danke für deine Offenheit!“) oder ein kleines Ritual, z.B. eine gemeinsame Kaffeepause.

Also, los geht’s!

Mein kleiner Tipp am Ende

Nicht gleich zu viel wollen – Eine erfolgversprechende Retrospektive erkennt man daran, dass ein möglicherweise kleiner, aber realistisch umzusetzender Schritt folgt, dessen Durchführung und Auswirkung bei der nächsten Retrospektive überprüft werden kann.

Und wenn ihr dann merkt, dass euch diesen Vorgehen weiterbringt und euch als Team gut tut: Einfach regelmässig wiederholen.

Viel Erfolg!

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Allgemein Coaching und Beratung Hintergrund Kooperation Kunst Projektmanagement

Das Bausteinbüro

Die Sommerpause ist vorbei und es gibt aufregende Neuigkeiten: Nach vielen Meetings und unzähligen Litern an konsumiertem Kaffee und Tee darf ich euch mit Freude das Bausteinbüro präsentieren!

Das Bausteinbüro ist eine Kooperation meiner Firma, der BCIB Cilantro GmbH mit der ebenfalls in Basel ansässigen Grosser Consulting GmbH.

Tanja und ich stehen euch mit Rat und Tat zur Seite, wenn ihr eure Arbeitsabläufe analysieren und verstehen, und gezielt und langfristig verbessern wollt. Selbstverständlich unterstützen wir euch auch mit der konkreten Umsetzung in eurem Betrieb, eurem Team, oder in eurer Arbeitsgruppe.

Ihr habt das Problem

Vielleicht kennt ihr das: Immer wieder Verzögerungen, die Kunden sind unzufrieden und die Mitarbeitenden frustriert? Derselbe Fehler passiert immer wieder und wieder, ihr habt doppelte Arbeit, Zeitverlust, unnötige Materialkosten? An Absprachen wird sich nicht gehalten, und wenn die eine Kollegin/der eine Kollege, der seit Anbeginn der Zeiten im Betrieb arbeitet, plötzlich ausfällt, bricht das Chaos aus?

Da haben wir etwas für euch!

Wir finden die Lösung

Zusammen haben Tanja und ich mehr als 30 Jahre Erfahrung in Coaching und Beratung, und mehr als 12 Jahre Erfahrung in LEGO® SERIOUS PLAY®. Im Bausteinbüro arbeiten wir mit konkreten Situationen und bauen diese mit euch zusammen in 3D, anstatt nur darüber zu reden. So machen wir eure Themen „be-greifbar“ und finden gemeinsam Lösungen, die ihr sofort praktisch umsetzen könnt! Hier geht’s zur Website und unser Angebot findet ihr direkt unter Workshops.

Übrigens: Die Angebote des Bausteinbüros richten sich ausdrücklich nicht an die Teppichetagen grosser Unternehmen, sondern an KMU, Handwerksbetriebe, Produktion, kleine Dienstleistungsunternehmungen, etc.
Also an dich.

Kontakt

Kontaktieren könnt ihr uns ganz einfach und jederzeit per eMail an sali@bausteinbuero.ch. Das Bausteinbüro ist auch auf Linkedin und Instagram zu finden. Tanja und ich beraten euch gerne!

Tanja Grosser
Foto Isabell Buttron
Isabell Buttron

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Coaching und Beratung Projektmanagement Training

Warum dein Zeitplan dich nicht mag…

…und wie du ihn trotzdem für dich arbeiten lässt

Es ist Donnerstag, 15:47 Uhr, und dein Zeitplan für heute sieht aus, als hätte ihn ein übermotiviertes Eichhörnchen auf Speed erstellt: „Angebot für Projekt … fertig schreiben und abschicken“ – unangetastet. „Steuerunterlagen sortieren“ – erfolgreich ignoriert. „Endlich mal wieder zum Sport!!“ – haha. Stattdessen hast du drei Stunden damit verbracht, zwischen eMails, eingehenden Anrufen, und der Frage „Was hat dieser **** Drucker schon wieder?“ zu pendeln. Und jetzt fühlst du dich wieder mal schuldig.

Das Problem bist aber nicht du. Das Problem ist, dass die meisten Zeitmanagement-Tipps für Menschen gemacht sind, die entweder wenig Ahnung vom echten Leben haben, oder die heimlich einen persönlichen Assistenten beschäftigen. (Spoiler: Du hast keinen. Ich habe auch keinen.)

Ich zum Beispiel führe seit letztem Jahr eine eigene GmbH, arbeite nebenher am Theater Basel (weil es mir Freude macht, nicht weil es gut bezahlt wäre…), und versuche, meiner Leidenschaft für nachhaltiges Leben und Arbeiten gerecht zu werden. Das alles, während ich mich frage, warum meine To-Do-Liste aussieht wie ein Scherz.

Über die Zeit habe ich aber etwas gelernt: Der Schlüssel liegt nicht darin, mehr zu schaffen, sondern klüger zu scheitern. Man muss nicht alles schaffen. Daher kommen hier nun drei einfache, aber wirksame Tricks, die mir und hoffentlich auch dir das Leben ein wenig einfacher machen.
Vorhang auf:

Tipp 1: Die 2-Minuten-Regel richtig angewandt

Kennst du die 2-Minuten-Regel? „Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, erledige sie sofort.“ Klingt logisch und ist es theoretisch auch. Praktisch führt sie manchmal dazu, dass wir uns zwischen „Schnell die Spülmaschine ausräumen“ und „Eigentlich sollte ich jetzt diese Rechnung schreiben“ hin- und hergerissen fühlen, und am Ende gar nichts machen.

Twist: Die Regel gilt nur, wenn sie dir jetzt in diesem Moment nützt.

  • Ja – anwenden: Du hast gerade eine kreative Pause und siehst ein eMail, das du in 90 Sekunden beantworten kannst? Mach’s!
  • Nein – ignorieren: Du bist mitten in einer Aufgabe, und dein Kopf sagt „Keine gute Idee“? Dann verschiebe die Mini-Aufgabe auf später und zwar ohne Schuldgefühle.

Wir sind keine Maschinen. Manchmal ist der beste Weg, produktiv zu sein, nicht alles sofort abzuarbeiten, sondern sich selbst die Erlaubnis zu geben, Prioritäten zu setzen. Auch wenn das bedeutet, dass die Spülmaschine noch eine Stunde wartet.
Oder noch länger.

Tipp 2: Energie-Tagesplan statt To-Do-Liste

To-Do-Listen sind wie Neujahrsvorsätze: Gut gemeint, aber oft auch realitätsfremd. Stattdessen plane ich meine Tage nach meinem persönlichen Energielevel.
So geht’s:

  1. Morgens (Kreative Energie):
    Hier erledige ich Aufgaben, die Konzentration und Kreativität benötigen: Texte (wie diesen hier) schreiben, Konzepte entwickeln, strategisch planen. Mein Gehirn ist ausgeschlafen, also nutze ich das aus.
  2. Mittags (Energie-Tief):
    Jetzt kommen Routineaufgaben dran: eMails beantworten, Rechnungen schreiben, Telefonate führen. Dinge, die weniger Kreativität, aber trotzdem Aufmerksamkeit brauchen.
  3. Nachmittags oder Abends („Sinnergie“):
    Hier ist Platz für Sinnstiftendes – also Dinge, die mir Freude machen, aber nicht dringend sind: Vereinsarbeit, Recherchen, oder bei einer Vorstellung am Theater Basel mithelfen.

Das funktioniert, weil ich nicht gegen meinen natürlichen Rhythmus ankämpfe. Ich habe weniger Schuldgefühle, weil ich realistisch plane, und selbst an müden Tagen schaffe ich doch noch das Wichtigste – weil ich mich und meinen Energiehaushalt kenne.

Ein Beispiel aus meinem Alltag: Letzte Woche hatte ich einen Tag, an dem ich morgens drei Stunden lang im Dialog konzentriert an einem neuen Workshop-Konzept gearbeitet habe. Danach rauchte mir der Kopf und ich machte mir selbst noch einige Notizen dazu. Nachmittags habe ich noch drei eMails beantwortet und eine Rechnung geschrieben, und das war OK. Denn ich wusste: Für mehr war keine Energie mehr da.

Energie ist eine begrenzte Resource und Pausen sind wichtig. Es gibt Zeiten, in denen ich auch nur mit dem Hund auf dem Sofa liege, und dann wartet die Spülmaschine eben noch länger. Der Punkt ist, dass ich mir die Erlaubnis gebe, ein Mensch zu sein.

Mein Work-Life-Balance-Coach: Wenn selbst der Hund sagt „Jetzt ist Pause“, sollte ich vielleicht zuhören.

Tipp 3: Prioritäten sortieren mit Eisenhower

Und wenn du jetzt das Gefühl hast, aber alles ist wichtig, dann probier’s doch einmal mit der Eisenhower-Matrix. Sie teilt Aufgaben in vier Kategorien ein:

  1. Dringend und wichtig
    ➡️ Zähne zusammenbeissen und sofort erledigen, z. B. Dinge mit nahenden Deadlines wie z.B. die Steuern in Basel-Stadt 🤷🏻‍♀️
  2. Wichtig, aber nicht dringend
     ➡️ In der Planung liegt das grösste Potential, z. B. für grosse, strategische Projekte. Pufferzeiten nicht vergessen!
  3. Dringend, aber nicht wichtig
    ➡️ Schnell abarbeiten, z. B. bestimmte eMails, oder delegieren – falls du, wie eingangs erwähnt, einen persönlichen Assistenten beschäftigst.
  4. Weder noch
    ➡️ Streichen oder ignorieren, z.B. unnötige Meetings, und vielleicht erfordert auch nicht jedes eMail eine Antwort?

Twist: Nutze diese Matrix jede Woche für 10 Minuten, um deine Aufgaben zu sortieren. Das muss nicht perfekt sein.

Bei mir landet z.B. „Social Media checken“ in Kategorie 4, während „Workshop vorbereiten“ in Kategorie 2 wandert. Das spart Zeit und vor allem Nerven, weil ich immer relativ genau weiss, wo ich gerade stehe. Das beruhigt.

Pro-Tipp: Unsicher, wohin eine Aufgabe gehört? Frage dich bei jeder Aufgabe „Was passiert, wenn ich das nicht mache?“ Die Antwort verrät dir, wo sie hingehört.

Die Eisenhower-Matrix ist so einfach, dass man sie sich auch auf einen Bierdeckel zeichnen kann.

Fazit

Zeitmanagement sollte kein Wettkampf sein: Es geht nicht darum, alles zu schaffen, sondern darum, das Richtige zur richtigen Zeit zu schaffen. Und genau das macht diese drei Tricks wertvoll: Sie sind flexibel, realistisch, und nachsichtig. Probier’s gerne mal aus!

Und wenn du diese Woche nur einen Tipp ausprobierst, dann lass es diesen sein: Vergleiche dich nicht mit der perfekten Version von dir selbst. Plane nach Energie, nicht nach Schuldgefühl. Erledige kleine Aufgaben nur, wenn es dir passt. Feier die Tage, an denen das klappt und vergiss die anderen.

Welcher Tipp klingt für dich am umsetzbarsten? Probier’s diese Woche aus und berichte mir gerne, wie es lief. Ein Kommentar oder ein eMail reichen völlig.

KONTAKTFORMULAR

Und falls du merkst, dass dein Zeitmanagement oder das deines Teams mehr Struktur braucht: Ich biete Workshops und Coachings an, um deine und eure Arbeitsorganisation und Zeitplanung praktisch und nachhaltig zu verbessern. Vor Ort oder remote. Einfach melden, wir finden eine Lösung, die zu dir passt!

TERMINBUCHUNG

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Coaching und Beratung Projektmanagement Spezialwissen

Spieltrieb

Kaum etwas holt erwachsene Menschen so zuverlässig und innerhalb kürzester Zeit aus der Rolle des nüchternen Erwachsenen, wie ein Haufen bunter Klemmbausteine

Der ganze Audioartikel zum Hören (3:23 Minuten):

Intro: Spy vs. Spy – Chill-out Acid Squeeze Mix, T. Schürger mit SoundHelix

LEGO weckt bei den meisten von uns Erinnerungen und Spielfreude, und öffnet damit unbemerkt auch einen Raum, der psychologisch hochinteressant ist: Einen Raum, in dem das Denken wieder beweglich wird.

Was haben Autoreifen damit zu tun?

Was Autoreifen mit unserem heutigen Thema zu tun haben, erfährst du in meinem Audioartikel.

Ein Kinderspiel

Jeder mag LEGO. Aber warum sind diese kleinen Klemmbausteine auch bei Erwachsenen so beliebt? Wie so oft, steckt ein wenig Psychologie dahinter: Das Bauen trägt zum Stressabbau bei – Wir sind besser fokussiert. Und das Belohnungssystem im Gehirn belohnt uns mit Dopamin – Das erzeugt Freude.

Der Erfolg von LEGO® Serious Play® baut darauf auf, und beruht im Wesentlichen auf 2 Konzepten: Konstruktionismus und Verkörperter Kognition.

Konstruktionismus wird gerne mit Konstruktivismus verwechselt, das sind aber verschiedene Dinge: Der Konstruktivismus besagt, dass Menschen Wissen aktiv aufbauen, statt es passiv aufzunehmen und zu speichern. Wir lernen, in dem wir neue Informationen anhand unserer bisherigen Erfahrungen und unserer Sichtweisen verarbeiten. Der Fokus liegt auf Verständnis und innerer Erkenntnis. Man könnte also sagen „Wir konstruieren uns unsere Wirklichkeit.“

Der Körper be-greift

Der Konstruktionismus wiederum baut im Grunde darauf auf, geht aber einen Schritt weiter: Wir lernen und denken dann besonders gut, wenn wir etwas Konkretes erschaffen, etwas das sichtbar oder greifbar (be-greifbar) ist. Denken wird durch das Bauen oder Gestalten aktiviert, nicht nur durch das reine Reflektieren oder durch blosses Zuhören oder Konsumieren.

Kurz gesagt: Beim Konstruktivismus passiert das Denken im Kopf durch einen Abgleich neuer Inhalte mit bereits vorhandenen Inhalten. Beim Konstruktionismus passiert das Denken durch Bauen und Gestalten, durch das Tun.

Beim Bauen mit LEGO werden Gedanken sichtbar. Auch abstrakte Themen wie Ziele, Konflikte, Wünsche, oder Visionen bekommen eine Form und mit dieser Form eine Bedeutung. Das gebaute Modell wird dadurch zum Denk-Werkzeug.

Die 2. Säule des LEGO® Serious Play® ist die verkörperte Kognition, welche besagt, dass das Denken nicht nur im Kopf passiert, sondern im ganzen Körper. Unsere Hände, Bewegung, und Wahrnehmung sind aktiv am Denken beteiligt. Wenn wir bauen, konstruieren, kombinieren, tasten und fühlen, entstehen andere und oft tiefere Gedanken als beim reinen Sprechen, während wir still dasitzen. Wer kritzelt nicht gerne Strichmännchen, während er telefoniert? Das ist das gleiche Prinzip. Unsere Hände sind ein Teil unseres Denkens: Hand-Hirn-Achse nennt man das manchmal. Beim Bauen mit LEGO wird diese Achse aktiviert. Wir denken besser, wenn unsere Hände aktiv sein dürfen.

Unser Körper ist durch das Bauen also aktiv am Denken beteiligt. Wir denken, indem wir bauen, und wir bauen, um zu denken. Das ist das Prinzip und auch das Erfolgsgeheimnis von LEGO® Serious Play®.

Wenn dich das Thema interessiert und du mehr erfahren möchtest, durchstöbere doch mal meinem Blog, oder schreib’ mir einfach eine Nachricht!

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Coaching und Beratung Projektmanagement Spezialwissen

LEGO® Serious Play® für Scrum Master

Man kann über vieles reden und über alles bauen

Erfahrene Scrum Master kennen das: Wir fragen, antworten, moderieren, fragen, visualisieren, und strukturieren, wie wir das gelernt haben – und trotzdem bleibt da etwas Unausgesprochenes. Man spürt es: Da liegt etwas liegt zäh im Raum herum wie ein diffuser Nebel und lässt sich nicht greifen.

Was ist da los?

Das hat nichts damit zu tun, dass das Team nicht will, das wäre ein Trugschluss. Das hat viel mehr damit zu tun, dass komplexe Zusammenarbeit sich nicht immer konkret in Worte fassen lässt. Besonders dann, wenn es um Verantwortung, Spannungen, Erwartungen, oder um die Feinheiten der Rollendefinition und der Kommunikation geht, lässt uns unsere Sprache mitunter im Stich.

Das Dilemma

Als Scrum Master bewegen wir uns in verschiedenen Spannungsfeldern:

  • Wir wollen neutral moderieren und gleichzeitig eine konkrete Wirkung erzielen
  • Wir wollen unserem Team Raum geben, aber ohne dass es sich unterwegs verliert
  • Wir wollen Probleme sichtbar machen ohne Schuldzuweisungen
  • Wir wollen unser Framework nutzen ohne Rituale abzuarbeiten

Diese Spannungsfelder sind unser Revier und diese Art der Herausforderung ist ja auch der Grund, warum wir diesen Job gerne machen 💪

Viele dieser Formate setzen auf Sprache. Sprache ist ein wunderbares Werkzeug, jedoch bevorzugt sie doch eher die Lauten, die Routinierten, die Schnellen – und das ist ein Problem, denn die Beiträge der Leisen, der Ungeübten, der Langsamen haben ebenso Wert, werden jedoch manchmal nicht oder nicht ausreichend berücksichtigt. Abgesehen von dem offensichtlichen Verlust von Information, belastet ein solches Ungleichgewicht die Stimmung im Team.

Dem Denken Form geben

LEGO® Serious Play® ist kein Spiel, sondern eine strukturierte Methode, um dem Denken Form zu geben. Im agilen Kontext bedeutet das: Jede Stimme zählt gleich viel, jeder wird gehört – aus implizitem wird explizites Wissen. Das Team entwickelt dadurch ein gemeinsames Bild der Situation. Dadurch werden komplexe Zusammenhänge fassbar, Diskussionen fokussierter, und Entscheidungen tragfähiger.

Ergebnisse!

In meiner eigenen Praxis und aus verschiedenen Workshops mit agilen Teams kann ich folgende Effekte der Anwendung von LEGO® Serious Play® im agilen Kontext erkennen:

  1. Rollen werden be-greifbar
    Wenn Teammitglieder ihre Rolle bauen, statt sie nur mit Worten zu beschreiben, zeigen sich unausgesprochene Erwartungen, Über- und Unterforderung, sowie stille Missverständnisse schnell.
  2. Konflikte verlieren an Schärfe
    Nicht die einzelnen Personen stehen im Mittelpunkt, sondern die Modelle. Das nimmt den Druck, senkt die Verteidigungshaltung und erhöht die Gesprächsbereitschaft.
  3. Retrospektiven werden wirksamer
    Wir kommen weg vom stereotypen „Was lief gut, was lief schlecht?“ hin zu einen tieferen Verständnis dafür, wie unser System funktioniert und wo es wirklich klemmt.
  4. Verantwortung wird wahrgenommen
    LEGO® Serious Play® produziert keine farbenfrohen Flipcharts für die Bürodekoration, sondern gemeinsam erarbeitete und entwickelte Bedeutung. Das verbessert Identifikation und Ownership.

Für Scrum Master ist LEGO® Serious Play® besonders stark, wenn das Team feststeckt, wenn dieselben Themen immer wieder kommen, aber auch wenn Veränderungen anstehen, neue Teams oder neue Teammitglieder am Start sind. Vor allem aber, wenn die Zusammenarbeit nicht ganz rund läuft, aber niemand es richtig greifen kann. Kurz: bei komplexen Fragestellungen, für die es keine Checkliste gibt.

Fazit

Ich arbeite sehr gerne mit LEGO® Serious Play® im agilen Kontext, um Denkräume zu öffnen, die sonst verschlossen bleiben. Grundsätzlich sind Methoden aber auch kein Selbstzweck, sie müssen dem Team dienen und nicht umgekehrt. LEGO® Serious Play® ist deshalb auch kein Ersatz für ein anständig angewandtes Framework, sondern eine sinnvolle Ergänzung für den Methodenkoffer eines guten Scrum Masters.

Arbeitest du agil oder bist sogar selbst Scrum Master und möchtest mehr über LEGO® Serious Play® im agilen Kontext erfahren? Lass‘ uns reden!

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Allgemein Projektmanagement Training

Das Gantt-Tamagotchi

In meinem letzten Projektmanagementkurs fragte ich die Teilnehmenden unter anderem danach, welche Information am sprichwörtlichen Ende des Tages sie am Meisten überrascht hatte.

Eine Person schrieb mir:

(Das Gantt-Diagramm lebt)

Das war für mich überraschend, denn ich bin es gewohnt, bestimmte Dokumente als „living documents“ zu sehen, die in regelmässigen Abständen betrachtet und bei Bedarf angepasst werden müssen.
Das wiederum scheint vielen Projektteams und bedauerlicherweise auch Projektleitern nicht geläufig zu sein, weshalb ich dies in Zukunft in meinen Training sicherlich (noch) mehr betonen werde.

Ausserdem habe ich nun ein spezielles Bild im Kopf, denn im Grunde ist ein Gantt-Diagramm ja wie ein Tamagotchi:
Es benötigt regelmässige Pflege – d.h. Anpassungen, Änderungen, Aktualisierungen – sonst geht es ein.

Ignoriert man es zu lange, passiert beim Tamagotchi bekanntlich immer dasselbe: Zuerst blinkt es, dann piepst es, und irgendwann ist es tot.

Tomasz Sienicki [user: tsca, mail: tomasz.sienicki at gmail.com], CC BY-SA 3.0 , via Wikimedia Commons
© 2005 by Tomasz Sienicki

Im Gegensatz zum Tamagotchi stirbt ein vernachlässigtes Gantt-Diagramm jedoch leise. Leider aber behandeln viele Projektteams ihr Gantt-Diagramm wie ein Tamagotchi, das schnell langweilig wird:

  • Es wird mit Begeisterung im oder nach dem Kickoff-Meeting erstellt
  • Danach wird für ca. 2 Wochen zunehmend flüchtiger betachtet
  • Letzen Endes verhungert es und landet auf dem digitalen Friedhof

Ein totes Gantt-Digramm wird zu einem dekorativen Element ohne Bezug zur Projektrealität.

Ein lebendiges Gantt-Digramm wird gefüttert, bewegt sich mit dem Projekt mit, und bleibt relevant.

Ein Gantt-Diagram funktioniert also nur, wenn wir es ein wenig wie ein Tamagotchi behandeln, regelmässig nach ihm sehen und es pflegen.

Und selbstverständlich gilt das nicht nur für das Gantt-Digramm!
Jedes Werkzeug aus dem Projektmanagement erfüllt dann seinen Zweck, wenn wir damit arbeiten, statt es nur zu bewundern.

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Coaching und Beratung Hintergrund Projektmanagement

Projektmanagement: Klassisch, agil, egal?

Immer mehr Abteilungen und auch ganze Unternehmen entscheiden sich für agiles Projektmanagement und zwar hoffentlich nicht nur deshalb, weil es gerade besonders „in“ zu sein scheint, sondern weil sie erkennen, dass klassische Methoden nicht immer den erwarteten Erfolg bringen.

Vor allem in komplexen und dynamischen Umgebungen, zum Beispiel in der Produktentwicklung, im Dienstleistungsbereich, oder in der übergeordneten Unternehmensstrategie funktionieren die traditionellen Projektplanungswerkzeuge und z.B. das übliche Stakeholdermanagement nicht mehr: Interne und externe Kundenbedürfnisse ändern sich schneller, die Märkte werden weniger vorhersehbar, und die Innovationszyklen werden allgemein kürzer – zumindest bei der Konkurrenz.

Agilität auf der anderen Seite verspricht mehr Flexibilität, höhere Kundenzufriedenheit, und schnellere Lieferzyklen.

Besser? Nein, anders!

Das bedeutet nun nicht, dass eine Vorgehensweise grundsätzlich zu bevorzugen ist. Agiles Projektmanagement ist nicht per se besser als das klassische und umgekehrt gilt das genauso.

Beide Ansätze haben ihre Stärken und Schwächen, ihre Einsatzbereiche, und auch ihre Grenzen.

In stabilen, gut geplanten oder gut planbaren Projekten haben sich die klassischen Methoden mit ihren klaren Strukturen und Abläufen absolut bewährt. In dynamischen Projekten hingegen spielen die agilen Methoden ihre Vorteile aus.

Paradigmenwechsel

„Wir werden jetzt agil!“
Zuckst du auch zusammen, wenn du diesen Satz hörst?

Wer das Projektmanagement klassisch gelernt und viele Jahre lang erfolgreich angewendet hat, verfügt über wertvolles Wissen und bewegt sich sicher in bewährten Strukturen.

Die Umstellung vom klassischen auf agiles Projektmanagement erfordert jedoch ein anderes Mindset, neue Formen der Zusammenarbeit, und ein anderes Verständnis von Führung. Das ist für Teams und Unternehmen eine grosse Herausforderung.

Konkret bringt die agile Denkweise einen Paradigmenwechsel mit sich und es entstehen natürlichweise Fragen wie z.B.:

  • Was ist mit Kontrolle und Planbarkeit im Projekt?
  • Wie wollen wir ohne Pflichtenheft die Qualität sicherstellen?
  • Was mache ich als Projektleiter:in, wenn das Team entscheiden möchte?
  • Wie passen unsere Unternehmenshierarchie und die agilen Rollen zusammen?

Diese und weitere Fragen sind vollkommen berechtigt und müssen adressiert werden. Um den ganzen Prozess effektiv und nachhaltig zu gestalten, müssen die Menschen mit ihren Bedenken, Erfahrungen, und Wissen mit einbezogen und ernst genommen werden.

Leider wird dieser Aspekt manchmal übersehen und in der Folge nicht verstanden, warum Adaption und Akzeptanz so niedrig sind. Gerne wird dann der neuen Methodologie die Schuld gegeben.
Das Problem liegt aber woanders.

Agilität ernst zu nehmen bedeutet, die Menschen mitzunehmen

Die Umstellung gelingt, wenn man zusätzlich Coachingmethoden anwendet, die auf Klarheit, Vertrauen, und Verbindung zwischen Menschen, Teams, und Abteilungen fokussieren.

LEGO® Serious Play® z.B. ist eine probate Methode, um Dialogräume zu öffnen und Rollen und Konflikte zu klären. Fragen, die in einem entsprechenden Workshop behandelt werden können, sind z.B.:

  • Was bedeutet Agilität für mich?
  • Wo sehe ich die Risiken?
  • Was will ich behalten, was möchte ich loslassen?

Der Weg zum agilen Arbeiten führt also nicht über Tool-Schulungen allein. Es geht um kulturellen Wandel, und dieser benötigt einen offenen Dialog und Zeit.

Coaching, begleitet durch kreative Methoden wie LEGO® Serious Play® kann helfen, Widerstände in Erkenntnisse unzuwandeln, Stärken neu einzusetzen, und eine gemeinsame Sprache für den Wandel zu finden.

Brückenbauerin

Wir sehen also: Der Übergang von klassischem zum agilen Projektmanagement gelingt dann, wenn er auf Respekt, Verständnis und Offenheit basiert. Und wer beide Welten kennt, kann als Brückenbauer:in begleiten, mit Erfahrung, Feingefühl und den richtigen Methoden.

Möchtest du dein Team oder dein Unternehmen auf dem Weg zur Agilität professionell begleiten? Schreib‘ mir gern eine Nachricht: Ich verbinde klassische und agile Projektmanagementerfahrung mit modernen Coachingansätzen – als Brückenbauerin für einen zukunftsfähigen Wandel in deinem Team oder in deinem Unternehmen:

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Kooperation Projektmanagement

Retrospektiven für alle

In agilen Teams ermöglicht uns die regelmässige Retrospektive das gemeinsame Innehalten, Zurückblicken, Lernen, und Besserwerden.

Aber auch nicht-agile Teams profitieren enorm davon, sich die Zeit zu nehmen, um auf der Metaebene über Zusammenarbeit, Kommunikation, und Arbeitsweisen zu sprechen.

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Worum es bei Retrospektiven geht

Retrospektiven sind kein „Team-Feedback-Meeting“, sondern ihr Zweck ist kontinuierliches Lernen. Sie stellen einen geschützter Raum dar, in dem Teams ihr eigenes Arbeiten reflektieren können und daraus konkrete Verbesserungen ableiten.

Im Scrum ist die Retrospektive fest verankert, doch das Prinzip dahinter ist eigentlich universell:

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  1. Was lief gut?
  2. Was lief nicht gut?
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Der wahre Wert der Retrospektive liegt im Dialog

Eine gute Retrospektive ist weder ein Sammeln von Fehlern und Pannen, noch ein allgemeines Klagelied. Sie lebt davon, dass Menschen ehrlich und respektvoll miteinander sprechen und gemeinsam reflektieren können.

Das schafft Vertrauen, stärkt die psychologische Sicherheit und lässt Muster sichtbar werden, die im Alltag vielleicht untergehen.

Oft ist das Ergebnis nicht einmal ein neues („yet another“) Tool oder eine Verhaltensregel, sondern ein gemeinsames Verständnis, z.B. ein „Aha, deshalb reiben wir uns!“ Und das ist wertvoll für den Einzelnen, wie für das Team.

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Wenn Teams regelmässig retrospektiv arbeiten, entwickeln sie automatisch mehr Eigenverantwortung und eine bessere Anpassungsfähigkeit. Anstatt auf Anweisungen „von oben“ zu warten, suchen sie selbst aktiv nach Lösungen. Das vermag mittel- bis langfristig sogar eine gesamte Unternehmenskultur nachhaltig zu verändern.

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So geht’s – eine einfache Retrospektive in 30 Minuten

(Ohne Scrum Master, ohne agiles Rahmenwerk)

  1. Nehmt euch Zeit, z.B. 30 Minuten pro Monat
  2. Setzt einen klaren Rahmen, z.B. „Wir wollen gemeinsam schauen, was in unserer Zusammenarbeit gut läuft und was wir vielleicht noch verbessern möchten.“
  3. Startet mit einer kurzen Fragerunde: „Wie geht’s euch in unserem Team, wir fühlt ihr euch gerade mit unserer Zusammenarbeit?“
  4. Blickt gemeinsam zurück und fasst einen Plan:
    • Was lief gut?
    • Was lief nicht so gut?
    • Was möchten wir ausprobieren oder ändern?
  5. Haltet euren Plan schriftlich fest! Erstellt eine kurze, aber konkrete Vereinbarung für die nächste Zeit, z. B. „Wir beginnen Meetings in der kommenden Woche pünktlich und enden auch pünktlich.“
  6. Schliesst eure Retrospektive formell ab durch eine gegenseitige Wertschätzung („Danke für deine Offenheit!“) oder ein kleines Ritual, z.B. eine gemeinsame Kaffeepause.

Also, los geht’s!

Mein kleiner Tipp am Ende

Nicht gleich zu viel wollen – Eine erfolgversprechende Retrospektive erkennt man daran, dass ein möglicherweise kleiner, aber realistisch umzusetzender Schritt folgt, dessen Durchführung und Auswirkung bei der nächsten Retrospektive überprüft werden kann.

Und wenn ihr dann merkt, dass euch diesen Vorgehen weiterbringt und euch als Team gut tut: Einfach regelmässig wiederholen.

Viel Erfolg!

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Coaching und Beratung Projektmanagement Spezialwissen

Coaching or Consulting?

…and why it can be sometimes good to get both!

When think about which kind of support we require in a given context, the following and very good question tends to arise:

Do I need a coach or do I need consulting?

The terms „coaching“ and „consulting“ can be hard to differentiate and therefore it’s worth taking a closer look: Coaching and consulting are fundamentally different, but they can also complement each other.

Coaching: The solution lies within you

Coaching is about broadening your perspective, gaining clarity, and consciously shaping your next step(s).

In my role as a coach, I will guide you through this process. I will ask questions and help you reflect, but I will not give advice. Instead, I will support you in finding your own answers, because you and only you are the expert on your live, the different roles you have in your life, and your challenges.

Therefore, coaching makes most sense if…

  • You wish to define your goals and values
  • You are looking for clarity
  • You like to reflect on your patterns and and behaviors
  • You need to navigate a new or complex situation

Consulting: The expertise comes from outside

A consultant will offer their expertise, for example in project management, strategic issues, or during change processes.

In my role as a consultant, I analyze and give recommendations and/or accompany their implementation. Consulting is particularly helpful when an external perspective and expert input are required.

Consulting therefore makes most sense when…

  • You have a clear goal, but you don’t know how to get there
  • You require structural or strategic support
  • You want to use different tools and try new approaches
  • You want to incorporate external experience

What I do

Over the past >10 years, I have completed in-depth training and further education in both coaching and consulting.

In my coaching training, I learned about systemic and solution-oriented methods with a strong focus on opening spaces for individual development.

As a consultant, I offer my in-depth application knowledge from both classic and agile project management within and beyond the pharmaceutical industry.

In both coaching and consulting, I continuously pursue further training to stay up to date with the latest methods and techniques – for leadership, communication, change management, or agility in business.

I work with different methodological approaches depending on goals and context. Here are two examples:

  • I use LEGO® Serious Play® to make complex topics tangible, reveal new perspectives, and improve communication.
  • I use Liberating Structures, to get people involved in the process, break down thought patterns, and develop creative solutions.

In addition, I use various tools for coaching, training, and consulting, including selected items from TOOLwerkstatt.

However, what is particularly important to me is that the methods are not an end in themselves. I select them specifically and appropriately for the situation, always with a view to what will help my counterpart move forward.

This means:

I can offer both coaching and consulting services

In my work, I can use both depending on the situation:
Sometimes I am your neutral sparring partner, opening up space for your development and filling it together with you.
Sometimes I provide professional input or models when they are helpful.

It is also important to me to communicate clearly what role I am currently playing. This keeps the process transparent and allows you to decide for yourself what you need at any given moment.

You don’t have to decide

In practice, the boundaries may get blurry some times, and that’s perfectly fine! The more important question is:

What do you need support with right now – and how can I help?

If you would like to learn more about what my offer could look like for you or your team, let’s have a chat:

Kontaktformular

Dieser Artikel ist auch auf Deutsch vorhanden:
Coaching oder Beratung – was passt besser zu mir?

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Coaching und Beratung Projektmanagement

Erste Hilfe bei Vergiftungen

Vorsicht Giftig: Toxische Teams

Teil 2 von 2

Vergangene Woche haben wir uns mit der Definition, Diagnose, und der allgemeinen Behandlung toxischer Teams befasst. Heute betrachten wir spezifisch einige Erste-Hilfe-Massnahmen für den Fall, dass du selbst betroffen bist oder ein toxisches Teams sogar führst.

Was tun, wenn du selbst betroffen bist ?

Zunächst einmal gilt: Du bist nicht allein. Du hast Handlungsspielraum und das kannst du unter anderem tun:

  1. Muster dokumentieren mit Ort, Datum, Wortlauf, und der Wirkung auf dich und/oder andere.
  2. Konkrete Grenzen setzen, und zwar verhaltensbezogen. Das kannst du z.B. mit Sätzen machen wie „Wenn du mich im Meeting unterbrichst, kann ich meinen Punkt nicht machen.“ oder „Bitte lass mich ausreden, dann antworte ich auch gerne auf Rückfragen.“
  3. Verbündete suchen, in dem du „Bystander“ rekrutierst. Diese kannst du z.B. bitten, dich wieder in die Diskussion hineinzumoderieren, wenn du unterbrochen wurdest. Das stärkt.
  4. Die offiziellen Wege gehen und dich an eine Vertrauensperson, die HR, oder Ombudspersonen wenden.
  5. Exit-Kriterien definieren. Das bedeutet, dass du dir auch deiner Gesundheit zuliebe eine Frist setzt, z.B. „Wenn sich nach … Wochen trotz Massnahmen keine Änderung einstellt, gehe ich.“ Das ist Selbstfürsorge.
  6. Hilfe holen! Wenn du merkst, dass alles dir zu nahe geht und dich belastet, bitte sprich darüber – mit Partner:in, Freund:in, mit deinem Hausarzt/deiner Hausärztin, oder mit einer Fachperson!
Weiterführende Links:

Was tun, wenn du ein toxisches Team führst?

„Harte Führung bringt Top-Leistung“, dieser Irrglaube hält sich unverständlicherweise, obwohl die Forschung (und auch der gesunde Menschenverstand) eindeutig etwas anderes sagen. Kurzfristig lässt sich vielleicht der Output erhöhen, mittel- und langfristig steigt das Gegenverhalten, die Fluktuation erhöht sich, und die Qualität nimmt ab.

Also, was tun? Zunächst können folgende Massnahmen angedacht werden, quasi als „90-Tage-Detox“ für Teams:

  • Woche 1: Stop und Standortbestimmung
    In der ersten Woche, gleich an Tag 0, ist es essentiell, eine Null-Toleranz-Politik für persönliche Angriffe zu kommunizieren und die Konsequenzen auch durchsetzen. Eine anonyme Puls-Umfrage mit 3 Themen – z.B. Respekt, Fairness, und Motivation – erleichtert die Standortbestimmung. Einzelgespräche mit allen Teammitgliedern ergänzen das Gesamtbild.
  • Woche 2: Verträge und Verfahren
    Als nächstes bietet es sich an, einen Teamvertrag zu gestalten, und ggf. Moderationssignale für Meetings einzuführen. Mögliche Anpassungen in der Meetingkultur sind die Einführung einfacher, aber wirksamer Konzepte wie „Timeboxing“, „Speak-up-Slots“, „Parking Lot“ und weitere aus dem Bereich des agilen Projektmanagements.
  • Woche 3 und 4: Lernen
    Jede und jeder kann lernen, wie man es besser machen kann. Dazu ist eine interaktive Miniserie (z.B. 4×45 min) mit CREW-Konzepten geeignet, die Fallbeispiele, Rollenspiele, und Feedback beinhaltet.
  • Woche 5 bis 12: Reflektieren
    Review-Routinen, wie eine Retrospektive alle 2 Wochen (auch dies ein hilfreiches Scrum-Konzept), verankern das Erlernte. Als Führungskraft kann ich positiv verstärken, indem ich z.B. respektvolles Verhalten explizit lobe, und auch indem Konsequenzen – vor allem bei Wiederholungstätern – gezogen werden. Eine saubere Dokumentation und Kommunikation ist dabei natürlich unerlässlich.
  • Nach Woche 12: Review
    Nun ist es an der Zeit, die anonyme Puls-Umfrage zu wiederholen und die Ergebnisse zu teilen. Ggf. müssen Massnahmen angepasst werden, ggf. sind weitere Massnahmen erforderlich.

Tipp: Das alles funktioniert auch wunderbar als präventive Massnahme.

Aber Achtung! Wenn es trotz klarer Regeln zu systematischen Verstössen kommt wie wiederholter Abwertung von Mitarbeitenden oder Machtmissbrauch, wenn mehrere Beschwerden aus unterschiedlichen Quellen vorliegen, die Leistungs- und Gesundheitskennzahlen (Fehlzeiten, Krankheitstage, Kündigungen) kippen, dann ist es höchste Zeit, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen!

Hier helfen professionelle Mediation, Moderation, und Coaching, ausserdem kann es sinnvoll sein, eine rechtliche Beratung, bzw. Compliance-Klärung in Anspruch zu nehmen.

Weiterführende Links:

Bonus: Das Mini-Toolkit zum Sofort-Anwenden

Hier findest ein paar einfache Werkzeuge für den schnellen Einsatz nach einem akuten Vorfall oder zur Prävention:

1 Satz
Merke dir einen Satz (schreibe ihn dir gerne auch auf), der für dich in schwierigen Situationen hilfreich ist, z.B. „Als du … gesagt hast, habe ich mich nicht gehört gefühlt. Ich wünsche mir … Können wir das ab sofort so machen?“

1 Karte
Verwendet im Meeting doch einmal versuchsweise Karten als visuelles Signal um an den guten Umgang zu erinnern, auch wenn es heiss hergeht. Darauf kann z.B. stehen: „Bitte ausreden lassen“ oder „Bei der Sache bleiben“ oder „Achtung: Konstruktiv bleiben“.

1 Reflexion
Für besondere schwierige Themen, an denen das Team nicht weiterkommt und in ungesunde Muster zurückzufallen droht, eignen sich Reflexionsfragen wie z.B. „Was hat uns heute geholfen? Was hat hat uns heute gefehlt?“.

1 Vereinbarung
Eine gemeinsame und am besten schriftlich gefasste Vereinbarung schafft Klarheit. Das kann z.B. ein „Working Agreement“ sein, welches die folgenden Regeln enthält (Vorschlag):
1. Wir lassen einander ausreden.
2. Wir üben konstruktive Kritik und wir kritisieren ein Verhalten, aber niemals den Menschen.
3. Über Abwesende wird nicht negativ gesprochen.
4. Wir begründen unsere Entscheidungen und bemühen uns, uns gegenseitig zu verstehen.
5. Wir arbeiten transparent und überprüfen unsere Annahmen.

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