Projektmanagement as a service

In meinem letzten Projektmanagementkurs fragte ich die Teilnehmenden unter anderem danach, welche Information am sprichwörtlichen Ende des Tages sie am Meisten überrascht hatte.

Eine Person schrieb mir:

(Das Gantt-Diagramm lebt)

Das war für mich überraschend, denn ich bin es gewohnt, bestimmte Dokumente als „living documents“ zu sehen, die in regelmässigen Abständen betrachtet und bei Bedarf angepasst werden müssen.
Das wiederum scheint vielen Projektteams und bedauerlicherweise auch Projektleitern nicht geläufig zu sein, weshalb ich dies in Zukunft in meinen Training sicherlich (noch) mehr betonen werde.

Ausserdem habe ich nun ein spezielles Bild im Kopf, denn im Grunde ist ein Gantt-Diagramm ja wie ein Tamagotchi:
Es benötigt regelmässige Pflege – d.h. Anpassungen, Änderungen, Aktualisierungen – sonst geht es ein.

Ignoriert man es zu lange, passiert beim Tamagotchi bekanntlich immer dasselbe: Zuerst blinkt es, dann piepst es, und irgendwann ist es tot.

Im Gegensatz zum Tamagotchi stirbt ein vernachlässigtes Gantt-Diagramm jedoch leise. Leider aber behandeln viele Projektteams ihr Gantt-Diagramm wie ein Tamagotchi, das schnell langweilig wird:

Es wird mit Begeisterung im oder nach dem Kickoff-Meeting erstellt
Danach wird für ca. 2 Wochen zunehmend flüchtiger betachtet
Letzen Endes verhungert es und landet auf dem digitalen Friedhof

Ein totes Gantt-Digramm wird zu einem dekorativen Element ohne Bezug zur Projektrealität.

Ein lebendiges Gantt-Digramm wird gefüttert, bewegt sich mit dem Projekt mit, und bleibt relevant.

Ein Gantt-Diagram funktioniert also nur, wenn wir es ein wenig wie ein Tamagotchi behandeln, regelmässig nach ihm sehen und es pflegen.

Und selbstverständlich gilt das nicht nur für das Gantt-Digramm!
Jedes Werkzeug aus dem Projektmanagement erfüllt dann seinen Zweck, wenn wir damit arbeiten, statt es nur zu bewundern.

Wenn dir gefallen hat, was du gelesen hast, kannst du hier meinen Newsletter abonnieren und bleibst ab sofort auf dem Laufenden:

Alle bisher veröffentlichten Newsletter findest du in meinem Blog: Spannende Geschichten, grosse und kleine Einblicke aus meiner Arbeit, und wertvolle Inspiration!

In meinem Newsletter teile ich Gedanken, Ideen, Impulse, und Fundstücke aus meiner Arbeit, von agilen Abkürzungen über die Höhen und Tiefen der menschlichen Zusammenarbeit bis hin zu überraschenden Erkenntnissen aus der Forschung – und manchmal auch aus der Küche. Wenn du mich und meine Arbeit unterstützen möchtest, kannst du mich auf einen virtuellen Kaffee einladen. Jede Tasse trägt dazu bei, dass ich weiterhin Inhalte teilen kann, die inspirieren und bewegen:

Oder ist es komplex?

Im Alltag verwenden wir die Begriffe „kompliziert“ und „komplex“ oft synonym. Doch in der Welt der Projekte, Systeme, und Organisationen ist es notwendig, sicher zwischen beiden unterscheiden zu können. Und das schauen wir uns nun an.

Kompliziert: Vielschichtig, aber berechenbar

Ein kompliziertes System besteht aus vielen Einzelteilen, deren Zusammenspiel man im Detail verstehen kann, wenn man ausreichend Zeit und Mühe aufwendet.

Ein klassisches Beispiel ist die Schweizer Uhr:
Sie besteht aus vielen einzelnen Bauteile, die präzise zusammenpassen und zusammenspielen. Mit dem richtigen Fachwissen und genügend Zeit lässt sich eine Uhr komplett zerlegen, analysieren, und auch wieder zusammensetzen.

Kompliziertes ist also per se verstehbar und in seinem Aufbau und Ablauf planbar, auch wenn das auf den ersten Blick schwierig erscheinen mag.

Merkmale komplizierter Systeme

Das System enthält viele verschiedene, aber in sich statische Elemente
Ursachen und Wirkungen innerhalb des Systems sind nachvollziehbar
Mit ausreichend Wissen findet man Lösungen

Beispiele: Steuererklärung, Architektur, ein Schweizer Uhrwerk

Komplex: Dynamisch und unvorhersehbar

Ein komplexes System ist dynamisch und geprägt von unvorhersehbaren Wechselwirkungen.

Der Markt ist ein typisches Beispiel:
Die Bedingungen ändern sich ständig. Es gibt nicht einen richtigen Weg zum Erfolg, sondern viele mögliche Pfade, die ausprobiert, angepasst, immer wieder auch neu bewertet werden müssen. Das Wissen von gestern kann heute bereits veraltet sein.

In komplexen Situationen helfen Kreativität, Experimentierfreude, und vor allem das daraus resultierende kontinuierliche Lernen mehr als jeder gefasste Plan.

Merkmale komplexer Systeme

Das System enthält zahlreiche, dynamisch miteinander interagierende und sich verändernde Elemente
Die Zusammenhänge im System können linear oder nicht-linear sein
Das Ergebnis ist oft erst im Nachhinein erklärbar
Kontinuierliches Lernen und Anpassung führt zum Ziel

Beispiele: Softwareentwicklung, Innovations- oder Changeprozesse, oder auch die Teamentwicklung

Auswirkungen dieser Unterscheidung im Projektmanagement

Wenn wir ein komplexes Problem mit komplizierten Werkzeugen angehen, wenn wir also meinen, wir könnten von Anfang an alles vorhersehen und durchplanen, dann laufen wir Gefahr, zu scheitern.

Daher gibt es zwei grosse Schulen des Projektmanagements, die beide Arten von Herausforderungen auf unterschiedliche Weise adressieren:

1. Klassisches Projektmanagement für komplizierte Aufgaben

Klassisches Projektmanagement eignet sich für komplizierte Vorhaben mit klaren Zielen, festen Abläufen, und vorhersehbaren Ergebnissen, zB. für den Bau eines Hauses oder die Einführung eines etablierten IT-Systems. Hier helfen uns u.a. Werkzeuge wie die bekannten Gantt-Diagramme, das Setzen von Meilensteinen, und ein detaillierter Plan.

2. Agiles Projektmanagement für komplexe Aufgaben

Agiles Projektmanagement hingegen ist für komplexe Situationen gemacht, d.h. wenn Weg und auch Ziel sich erst im Prozess aus einer Vision heraus konkretisieren, wie z.B. bei der Entwicklung innovativer Produkte oder auch in der Forschung. Hier braucht es u.a. ein hohes Mass an Flexibilität, ein inkrementelles Vorgehen, und eine gute Zusammenarbeit mit den Stakeholdern.

Fazit

Wer das passende Vorgehen zur richtigen Art von Aufgabe wählt, spart sich und seinen Kollegen Zeit, Ressourcen, und vor allem Nerven.

In der Praxis bedeutet das:

Komplizierte Probleme brauchen Planung und Expertenwissen
Komplexe Herausforderungen benötigen ein agiles Vorgehen mit Feedbackschleifen

Oder wie Dave Snowden, der Entwickler des Cynefin Frameworks, es formuliert:

Komplexität kann man nicht kontrollieren, man kann sie nur navigieren.

Aber was, wenn ein Projekt sowohl kompliziert als auch komplex ist? Das ist nicht unüblich und wird mit am Besten mit einer der Situation angepassten, hybriden Vorgehensweise angegangen.
Dazu gibt es in Zukunft einmal einen eigenen Blogartikel.

Eine kleine Hilfestellung

Sie möchtest die Unterschiede zwischen komplizierten und komplexen Aufgaben sowie den passenden Projektmanagement-Ansatz auf einen Blick in Form eines kleinen Leitfadens haben?

Bitte sehr!

PM-Typen auf einen Blick_BCIB Cilantro Herunterladen

Zu weiteren Fragen können Sie mich natürlich gerne jederzeit kontaktieren!

Entdecken Sie spannende Geschichten, grosse und kleine Einblicke, und wertvolle Inspiration: Hier finden Sie alle veröffentlichten Artikel.

Hat Ihnen gefallen, was Sie gelesen haben? Abonnieren Sie meinen Newsletter und bleiben Sie auf dem Laufenden: