Schlagwort: Projektmanagement as a service

…und wie du ihn trotzdem für dich arbeiten lässt

Es ist Donnerstag, 15:47 Uhr, und dein Zeitplan für heute sieht aus, als hätte ihn ein übermotiviertes Eichhörnchen auf Speed erstellt: „Angebot für Projekt … fertig schreiben und abschicken“ – unangetastet. „Steuerunterlagen sortieren“ – erfolgreich ignoriert. „Endlich mal wieder zum Sport!!“ – haha. Stattdessen hast du drei Stunden damit verbracht, zwischen eMails, eingehenden Anrufen, und der Frage „Was hat dieser **** Drucker schon wieder?“ zu pendeln. Und jetzt fühlst du dich wieder mal schuldig.

Das Problem bist aber nicht du. Das Problem ist, dass die meisten Zeitmanagement-Tipps für Menschen gemacht sind, die entweder wenig Ahnung vom echten Leben haben, oder die heimlich einen persönlichen Assistenten beschäftigen. (Spoiler: Du hast keinen. Ich habe auch keinen.)

Ich zum Beispiel führe seit letztem Jahr eine eigene GmbH, arbeite nebenher am Theater Basel (weil es mir Freude macht, nicht weil es gut bezahlt wäre…), und versuche, meiner Leidenschaft für nachhaltiges Leben und Arbeiten gerecht zu werden. Das alles, während ich mich frage, warum meine To-Do-Liste aussieht wie ein Scherz.

Über die Zeit habe ich aber etwas gelernt: Der Schlüssel liegt nicht darin, mehr zu schaffen, sondern klüger zu scheitern. Man muss nicht alles schaffen. Daher kommen hier nun drei einfache, aber wirksame Tricks, die mir und hoffentlich auch dir das Leben ein wenig einfacher machen.
Vorhang auf:

Tipp 1: Die 2-Minuten-Regel richtig angewandt

Kennst du die 2-Minuten-Regel? „Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, erledige sie sofort.“ Klingt logisch und ist es theoretisch auch. Praktisch führt sie manchmal dazu, dass wir uns zwischen „Schnell die Spülmaschine ausräumen“ und „Eigentlich sollte ich jetzt diese Rechnung schreiben“ hin- und hergerissen fühlen, und am Ende gar nichts machen.

Twist: Die Regel gilt nur, wenn sie dir jetzt in diesem Moment nützt.

• Ja – anwenden: Du hast gerade eine kreative Pause und siehst ein eMail, das du in 90 Sekunden beantworten kannst? Mach’s!
• Nein – ignorieren: Du bist mitten in einer Aufgabe, und dein Kopf sagt „Keine gute Idee“? Dann verschiebe die Mini-Aufgabe auf später und zwar ohne Schuldgefühle.

Wir sind keine Maschinen. Manchmal ist der beste Weg, produktiv zu sein, nicht alles sofort abzuarbeiten, sondern sich selbst die Erlaubnis zu geben, Prioritäten zu setzen. Auch wenn das bedeutet, dass die Spülmaschine noch eine Stunde wartet.
Oder noch länger.

Tipp 2: Energie-Tagesplan statt To-Do-Liste

To-Do-Listen sind wie Neujahrsvorsätze: Gut gemeint, aber oft auch realitätsfremd. Stattdessen plane ich meine Tage nach meinem persönlichen Energielevel.
So geht’s:

1. Morgens (Kreative Energie):
   Hier erledige ich Aufgaben, die Konzentration und Kreativität benötigen: Texte (wie diesen hier) schreiben, Konzepte entwickeln, strategisch planen. Mein Gehirn ist ausgeschlafen, also nutze ich das aus.
2. Mittags (Energie-Tief):
   Jetzt kommen Routineaufgaben dran: eMails beantworten, Rechnungen schreiben, Telefonate führen. Dinge, die weniger Kreativität, aber trotzdem Aufmerksamkeit brauchen.
3. Nachmittags oder Abends („Sinnergie“):
   Hier ist Platz für Sinnstiftendes – also Dinge, die mir Freude machen, aber nicht dringend sind: Vereinsarbeit, Recherchen, oder bei einer Vorstellung am Theater Basel mithelfen.

Das funktioniert, weil ich nicht gegen meinen natürlichen Rhythmus ankämpfe. Ich habe weniger Schuldgefühle, weil ich realistisch plane, und selbst an müden Tagen schaffe ich doch noch das Wichtigste – weil ich mich und meinen Energiehaushalt kenne.

Ein Beispiel aus meinem Alltag: Letzte Woche hatte ich einen Tag, an dem ich morgens drei Stunden lang im Dialog konzentriert an einem neuen Workshop-Konzept gearbeitet habe. Danach rauchte mir der Kopf und ich machte mir selbst noch einige Notizen dazu. Nachmittags habe ich noch drei eMails beantwortet und eine Rechnung geschrieben, und das war OK. Denn ich wusste: Für mehr war keine Energie mehr da.

Energie ist eine begrenzte Resource und Pausen sind wichtig. Es gibt Zeiten, in denen ich auch nur mit dem Hund auf dem Sofa liege, und dann wartet die Spülmaschine eben noch länger. Der Punkt ist, dass ich mir die Erlaubnis gebe, ein Mensch zu sein.

Tipp 3: Prioritäten sortieren mit Eisenhower

Und wenn du jetzt das Gefühl hast, aber alles ist wichtig, dann probier’s doch einmal mit der Eisenhower-Matrix. Sie teilt Aufgaben in vier Kategorien ein:

1. Dringend und wichtig
   ➡️ Zähne zusammenbeissen und sofort erledigen, z. B. Dinge mit nahenden Deadlines wie z.B. die Steuern in Basel-Stadt 🤷🏻‍♀️
2. Wichtig, aber nicht dringend
   ➡️ In der Planung liegt das grösste Potential, z. B. für grosse, strategische Projekte. Pufferzeiten nicht vergessen!
3. Dringend, aber nicht wichtig
   ➡️ Schnell abarbeiten, z. B. bestimmte eMails, oder delegieren – falls du, wie eingangs erwähnt, einen persönlichen Assistenten beschäftigst.
4. Weder noch
   ➡️ Streichen oder ignorieren, z.B. unnötige Meetings, und vielleicht erfordert auch nicht jedes eMail eine Antwort?

Twist: Nutze diese Matrix jede Woche für 10 Minuten, um deine Aufgaben zu sortieren. Das muss nicht perfekt sein.

Bei mir landet z.B. „Social Media checken“ in Kategorie 4, während „Workshop vorbereiten“ in Kategorie 2 wandert. Das spart Zeit und vor allem Nerven, weil ich immer relativ genau weiss, wo ich gerade stehe. Das beruhigt.

Pro-Tipp: Unsicher, wohin eine Aufgabe gehört? Frage dich bei jeder Aufgabe „Was passiert, wenn ich das nicht mache?“ Die Antwort verrät dir, wo sie hingehört.

Fazit

Zeitmanagement sollte kein Wettkampf sein: Es geht nicht darum, alles zu schaffen, sondern darum, das Richtige zur richtigen Zeit zu schaffen. Und genau das macht diese drei Tricks wertvoll: Sie sind flexibel, realistisch, und nachsichtig. Probier’s gerne mal aus!

Und wenn du diese Woche nur einen Tipp ausprobierst, dann lass es diesen sein: Vergleiche dich nicht mit der perfekten Version von dir selbst. Plane nach Energie, nicht nach Schuldgefühl. Erledige kleine Aufgaben nur, wenn es dir passt. Feier die Tage, an denen das klappt und vergiss die anderen.

Welcher Tipp klingt für dich am umsetzbarsten? Probier’s diese Woche aus und berichte mir gerne, wie es lief. Ein Kommentar oder ein eMail reichen völlig.

Und falls du merkst, dass dein Zeitmanagement oder das deines Teams mehr Struktur braucht: Ich biete Workshops und Coachings an, um deine und eure Arbeitsorganisation und Zeitplanung praktisch und nachhaltig zu verbessern. Vor Ort oder remote. Einfach melden, wir finden eine Lösung, die zu dir passt!

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